【样品管理制度及流程】为规范公司样品管理流程，确保样品在接收、存储、使用、归还等环节的有序进行，提升样品管理的科学性与可追溯性，特制定本《样品管理制度及流程》。该制度适用于公司内部所有涉及样品的部门及相关人员。
一、样品管理目的
1. 确保样品的真实性、完整性与可追溯性；
2. 防止样品丢失、损坏或误用；
3. 提高样品使用效率，避免资源浪费；
4. 为研发、测试、客户沟通等提供可靠依据。
二、适用范围
本制度适用于以下情况：
- 公司内部各部门（如研发部、质量部、市场部等）；
- 外部客户提供的样品；
- 本公司对外提供的样品；
- 用于实验、检测、展示、客户试用等用途的样品。
三、样品管理职责分工
| 职责部门 | 主要职责 |
| 样品管理部门 | 负责样品的接收、登记、分类、存储、发放和回收；建立样品台账；定期检查样品状态。 |
| 使用部门 | 负责申请使用样品，按要求填写《样品使用申请表》，使用后及时归还或处理。 |
| 质量部 | 对样品进行质量检测，确认样品是否符合标准。 |
| 仓库/档案室 | 负责样品的物理存储，确保环境条件符合样品保存要求。 |
四、样品管理流程
1. 样品接收
- 样品由专人接收，核对样品名称、数量、来源、规格等信息；
- 填写《样品接收登记表》，并拍照存档；
- 样品分类存放于指定区域，并贴上标签。
2. 样品登记
- 所有样品必须进行系统登记，包括编号、名称、类型、接收日期、负责人等信息；
- 样品编号应统一管理，便于后续查询与追踪。
3. 样品使用
- 使用前需填写《样品使用申请表》，经主管审批后方可领取；
- 使用过程中应做好记录，包括使用人、时间、用途、结果等；
- 使用完毕后应及时归还或处理，不得私自保留或外借。
4. 样品归还与处理
- 样品使用结束后，应及时归还至样品管理部门；
- 若样品已无使用价值，按报废流程处理，需填写《样品报废申请单》；
- 报废样品应按规定销毁，防止泄露或误用。
5. 样品库存管理
- 定期盘点样品库存，确保账物一致；
- 检查样品状态，及时处理过期或损坏样品；
- 建立样品电子台账，实现信息化管理。
五、样品管理注意事项
1. 样品应根据其性质（如易燃、易腐、易碎等）进行分类存放；
2. 严禁非授权人员擅自取用样品；
3. 样品管理应遵循“谁使用、谁负责”的原则；
4. 对于客户提供的样品，应明确保管责任和使用权限；
5. 样品管理过程应保留完整记录，以便追溯和审计。
六、附则
1. 本制度自发布之日起执行；
2. 各部门应严格执行本制度，如有违反，将按公司相关规定处理；
3. 本制度解释权归公司样品管理部门所有。
表格总结：样品管理流程关键节点
| 流程阶段 | 操作内容 | 责任人 | 文件记录 |
| 接收 | 核对信息、登记、拍照 | 样品管理员 | 《样品接收登记表》 |
| 登记 | 编号、分类、入账 | 样品管理员 | 《样品台账》 |
| 使用 | 申请、审批、领取、使用 | 使用部门 | 《样品使用申请表》 |
| 归还 | 归还或处理 | 使用部门 | 《样品归还记录》 |
| 库存管理 | 盘点、检查、更新 | 样品管理员 | 《样品库存清单》 |
通过以上制度与流程的实施，能够有效提升样品管理的规范性和效率，保障公司研发与业务工作的顺利开展。